Tuan Test FandB (Ngành hàng ăn uống, giải trí) I. Giới thiệu chung Tính năng hóa đơn điện tử được tích hợp trực tiếp trên hệ thống Bado, giúp bạn phát hành, quản lý và tra cứu hóa đơn một cách nhanh chóng, tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế. Người dùng có thể xuất hóa đơn ngay khi bán hàng mà không cần thao tác trên nhiều hệ thống khác nhau. Lợi ích nổi bật của tính năng Hóa đơn điện tử trên Bado : Phát hành hóa đơn nhanh chóng, chính xác: Bạn có thể lập và xuất hóa đơn điện tử ngay sau khi tạo đơn hàng, giảm thiểu thao tác thủ công, hạn chế sai sót về thông tin khách hàng, hàng hóa và giá trị thanh toán. Tuân thủ quy định pháp luật: Hệ thống hỗ trợ kết nối và đồng bộ với cơ quan thuế, đảm bảo hóa đơn được phát hành hợp lệ theo quy định hiện hành, giúp doanh nghiệp yên tâm trong quá trình kinh doanh. Quản lý và tra cứu dễ dàng: Toàn bộ hóa đơn điện tử được lưu trữ tập trung, cho phép bạn tìm kiếm, xem lại hoặc tải xuống bất kỳ lúc nào theo nhiều tiêu chí như thời gian, mã hóa đơn, khách hàng. Tiết kiệm chi phí và thời gian: Không cần in ấn, vận chuyển hay lưu trữ hóa đơn giấy, giúp giảm chi phí vận hành và tối ưu quy trình làm việc. Tích hợp linh hoạt với bán hàng: Hóa đơn điện tử được liên kết trực tiếp với đơn bán hàng, giúp đồng bộ dữ liệu và nâng cao hiệu quả quản lý doanh thu, kế toán. FNB Bado đang hỗ trợ 5 đơn vị phát hành: Viettel. Misa. VNPT. Hilo. Mobifone. Với 2 loại hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng. Hóa đơn bán hàng. Với loại chữ ký: Viettel. Misa. VNPT. II. Thao tác cơ bản Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống bán hàng thực tế. 1. Danh sách Tại phân hệ Đơn hàng/ bạn chọn Hóa đơn điện tử. Hiển thị trang danh sách Hóa đơn điện tử, trang này chủ yếu dùng để quản lý tất cả hóa đơn điện tử: - Mã hóa đơn: là mã tự tăng của hệ thống khi bạn phát hành hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn nháp. - Mã hóa đơn: là mã đơn bán hàng. - Số hóa đơn: là số hóa đơn của hóa đơn điện tử. - Trạng thái: là trạng thái hóa đơn điện tử. Gồm có 4 loại trạng thái: + Chưa phát hành: là hóa đơn nháp và chưa được gửi đi, bạn có thể cập nhật lại hóa đơn và phát hành. + Đã phát hành: là hóa đơn được phát hành thành công. + Hủy hóa đơn: hóa đơn bị hủy bỏ, không có giá trị sử dụng. + Đã chuyển hóa đơn: là đơn được chuyển từ Bado qua nhà phát hành, chỉ tạo ra hóa đơn nháp và bắt buộc vào trang Misa để phát hành hóa đơn điện tử đó. Trạng thái này áp dụng cho chữ ký Token của Misa, Hilo. + Mẫu hóa đơn: là mẫu hóa đơn điện tử. + Ký hiệu: là ký hiệu hóa đơn điện tử. + Đơn vị phát hành: là đơn vị phát hành hóa đơn điện tử. + Mã tra cứu: là mã tra cứu hóa đơn điện tử. + Mã CQT: là mã cơ quan thuế. + Cửa hàng: là cửa hàng bạn phát hành hóa đơn. + Khách hàng: là tên khách hàng phát hành hóa đơn. 2. Xem chi tiết Xem chi tiết hóa đơn có trạng thái Đã phát hành và Chưa phát hành, Hủy hóa đơn, chuyển hóa đơn. Bạn nhấn vào Mã hóa đơn để Xem chi tiết hóa đơn điện tử: Giao diện hiển thị trang Xem chi tiết hóa đơn điện tử đã phát hành: Giao diện hiển thị trang Xem chi tiết hóa đơn điện tử chưa phát hành: 2.1 Xem hóa đơn Là xem hóa đơn điện tử trước phát hành, đã phát hành và Hủy hóa đơn. Bạn nhấn Xem hóa đơn và hệ thống sẽ tự động mở 1 trang mới hiển thị Hóa đơn điện tử: Nếu hóa đơn điện tử có trạng thái Hủy hóa đơn thì sẽ hiển thị Bị xóa bỏ: Đối với trạng thái Chuyển hóa đơn thì hệ thống không hỗ trợ Xem hóa đơn. 2.2 Gửi email Hệ thống hỗ trợ bạn gửi hóa đơn điện tử cho email khách hàng với trạng thái Hóa đơn điện tử là Đã phát hành. Nếu bạn có nhập email người mua thì sẽ gửi email thành công: Nếu bạn không nhập email cho khách hàng và nhấn Gửi email thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo Email không đúng định dạng: 2.3 Tải hóa đơn Khi bạn nhấn Tải hóa đơn thì hệ thống tự động tải 1 file PDF về máy tính bạn, có thể bạn dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử hoặc gửi cho khách hàng: Tải hóa đơn chỉ hỗ trợ trạng thái hóa đơn điện tử Đã Phát hành, Hủy hóa đơn. 3. Cập nhật, phát hành HĐĐT Chỉ cho phép cập nhật hóa đơn điện tử khi trạng thái Chưa phát hành. Bạn nhấn Cập nhật: Hiển thị giao diện Cập nhật hóa đơn điện tử: Lưu ý: Bắt buộc nhập tất cả trường có dấu * đỏ. Nếu người mua không lấy hóa đơn thì bạn tích vào ô Người mua không lấy hóa đơn. Giao diện chỉ hiển thị Chọn đơn vị phát hành và Mẫu hóa đơn là trường bắt buộc. Bạn có thể nhập tất cả trường bắt buộc có dấu * đỏ hoặc nhập tất cả các trường. Lưu và phát hành là lưu lại những gì thay đổi và phát hành hóa đơn điện tử. Lưu là lưu lại hóa đơn điện tử. Xem thử là xem hóa đơn điện tử nháp. Bạn có thể cập nhật lại Tên sản phẩm, SL.Đặt, giá mua, % Thuế, Tiền Thuế, Thành Tiền cho sản phẩm: 3.1 Viettel: Bạn chọn đơn vị phát hành Viettel và chọn mẫu hóa đơn, sau đó nhấn Lưu & Phát hành: Khi bạn phát hành hóa đơn điện thử thành công thì hệ thống hiển thị thông báo: 3.2 VNPT: Cập nhật hóa đơn điện tử VNPT cũng tương tự Viettel , bạn chọn đơn vị phát hành VNPT và chọn Mẫu hóa đơn, cuối cùng là nhấn Lưu & Phát hành: 3.3 MOBIFONE: Cập nhật hóa đơn điện tử Mobifone cũng tương tự Viettel , bạn chọn đơn vị phát hành Mobifone và chọn Mẫu hóa đơn, cuối cùng là nhấn Lưu & Phát hành: 3.4 Misa, Hilo: Tiếp tục bạn chọn đơn vị phát hành Misa và chọn mẫu hóa đơn: Nếu cửa hàng bạn sử dụng hóa đơn bán hàng thì khi chọn mẫu hóa đơn thì hệ thống tự động hiển thị Hóa đơn bán hàng: Đối với Misa & Hilo, nếu cửa hàng bạn đăng ký bên Misa, Hilo là Chữ ký HSM thì bạn chọn chữ ký HSM trước khi phát hành. Ngược lại, bạn sử dụng chữ ký USB Token và Mobile thì bắt buộc phải chọn chữ ký Token. Chữ ký Token như là một hình thức chuyển hóa đơn qua trang Misa hoặc Hilo và sau đó bạn phải qua đó phát hành lại, tất nhiên là khi phát hành thành công bên Misa hoặc Hilo chúng tôi sẽ không gọi lại được trạng thái Đã phát hành về hệ thống Bado. Bây giờ, Bado sẽ cho bạn ví dụ về phát hành hóa đơn Misa với chữ ký Token. Bado chọn chữ ký Token và sau đó nhấn Lưu & phát hành: Sau khi nhấn Lưu và phát hành thì hệ thống Hóa đơn điện tử có trạng thái Đã chuyển hóa đơn. Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng Bado!